La factura fiscal es un elemento fundamental de cualquier empresa para registrar sus ventas y deducir los impuestos a los organismos tributarios. En El Salvador, se esta comenzando a implementar la facturación electrónica, que permite digitalizar y automatizar un proceso que generalmente es muy manual e ineficiente.

¿Qué es un proceso de facturación electrónica y para qué se usa?

La emisión de facturas es obligación de todas aquellas empresas que realizan transacciones comerciales con clientes o con otras empresas. La facturación electrónica simplemente hace alusión al proceso de digitalización de las facturas fiscales emitidas, su envío y recepción.

Una factura electrónica es igual a una factura física teniendo los mismos elementos y la misma validez desde el punto de vista tributario. La diferencia principal radica en que en la facturación electrónica no es necesario emitir documentos impresos en papel; la información se aloja en equipos locales o en la nube que se pueden consultar posteriormente.

El formato de las facturas electrónicas pueden variar pero la legislación de cada país indica qué elementos son imprescindibles, y las facturas digitales cumplen con ellos.

Para digitalizar la facturación de tu empresa debes invertir en tecnologías o software que permitan generar facturas electrónicas que cumplan con los estándares legales y fiscales; afortunadamente existen muchas alternativas en el mercado de gran calidad que a su vez aportan muchas ventajas para tu negocio.

Principales ventajas de emitir facturas electrónicas

• Ahorro de costos

El principal beneficio asociado a la emisión de facturas digitales es el ahorro en costos operativos en el corto plazo. Esto al prescindir de la impresión de facturas en papel que representan gastos en material administrativo, además de eliminar totalmente el proceso de envío físico de dichos documentos.  Esto no solo beneficia a la empresa que deja de emitir facturas físicas; también es una forma de reducir el impacto ambiental con la eliminación del papel y minimizar las emisiones de CO2 producidas por los vehículos que transportan estos materiales. Otro aspecto importante es que se disminuye la necesidad de espacio físico para mantener la documentación en papel.

• Reducción del trabajo manual 

  Los sistemas de facturación electrónica pueden completar de forma automática los principales campos para agilizar la transacción. Esto se traduce en procesos de facturación más veloces, eliminación de los errores humanos, incremento en la productividad general y la no sobrecarga del equipo.
  

• Seguridad y practicidad en el almacenamiento

Ya no es necesario tener carpetas llenas de facturas almacenadas que luego utilizar para la declaración de impuestos. Las facturas digitales generalmente se alojan en la nube y quedan respaldadas de forma segura. Esto permite el acceso a ellas desde cualquier lugar o dispositivo, y evitan el riesgo de daño o deterioro de documentos físicos. 

¿Cómo optar por la digitalización del proceso de facturación?

Para poder comenzar a emitir facturas electrónicas o digitales es necesario que adoptes un sistema de facturación adaptado a tu empresa. Hoy en día existen muchos software o programas que pueden ayudarte a gestionar tus procesos de facturación o integrarse al que ya usas.

Esto requiere una inversión inicial así como un proceso corto de capacitación y adaptación a la nueva herramienta. Sin embargo, una vez implementado el sistema puedes comenzar a disfrutar de los beneficios que disfrutan las empresas digitalizadas.

Si aprovechas las tecnologías para optimizar tus procesos administrativos te convertirás en alguien más competitivo y exitoso. 

No esperes más para implementar la facturación electrónica.