La transformación digital y el avance de la tecnología han permitido agilizar y hacer más intuitivos algunos procesos manuales de las empresas; uno de ellos es el de firma digital. Hoy hablaremos sobre qué es esta herramienta, cuál es su utilidad y cómo puede ayudar a optimizar tus procesos empresariales.

¿Qué es la firma digital y para qué se usa en las empresas?

Las empresas modernas están divididas en diversas áreas o departamentos que están a su vez en comunicación constante interna o con externos; es normal que se intercambien archivos y documentos de carácter interno que deban ser firmados por diversas personas para autorizar acciones, o en muchos casos propuestas de servicio, cotizaciones o contratos a clientes

Anteriormente los documentos debían imprimirse en físico y enviarse de forma manual a la persona o departamento para su posterior firma; esto hacía que se perdiera tiempo y se incrementaran los gastos administrativos.En los últimos tiempos esto ha cambiado a enviar los documentos por eMail pero siempre continúa siendo problemático mantener el control de los documentos enviados y firmados.

Un proceso de firma digital optimiza los procesos empresariales ya que permite la digitalización, envío y recepción de documentos para su firma, manteniendo la trazabilidad de los documentos de forma muy fácil.. 

Dicho de otro modo, podemos enviar al destinatario el documento directamente por correo o a través de una plataforma compatible. A su vez, este puede firmar el documento desde el software en segundos para darle validez.

La firma digital se realiza mediante programas o aplicaciones donde pueden formarse equipos de trabajo, editar documentos y hacer de forma muy práctica los procesos de firma digital.

Beneficios clave de la firma digital para las empresas

Las aplicaciones de firma digital son un gran instrumento de digitalización que elimina el trabajo manual y acorta el tiempo de envío y recepción de documentos. Es una herramienta eficaz para la interacción empresarial y evita obstáculos como el error humano, la pérdida o deterioro de documentos físicos y las dificultades del control de documentos.

Como resulta un recurso tan útil para las empresas, a continuación listamos brevemente sus beneficios principales:

• Permite llenar campos para firmas de forma digital y sin esfuerzo en cualquier documento a través de programas; esto reduce costos administrativos en tinta, papel o impresiones.

• Agiliza los procesos de envío y recepción de documentos para su firma digital.

• Puede utilizarse para envíos masivos a una gran cantidad de destinatarios.

• El programa se puede conectar a distintas herramientas como Microsoft 365 y las diferentes plataformas de correo para enviar los documentos.

• Fomenta el trabajo a distancia ya que se pueden enviar documentos a personas en cualquier lugar para su firma digital en segundos.

• Incrementa la productividad del equipo y eleva su nivel de eficiencia evitando trabas que puedan entorpecer sus procesos habituales.

Los programas de firma digital tienen una amplia aplicación en todas las áreas de las empresas, desde recursos humanos y ventas hasta Finanzas y departamentos legales.
Su uso puede ser enfocado hacia externos pero también para documentar autorizaciones internas de las empresas o grupos empresariales.

¿Cómo se lleva a cabo un proceso de firma digital?

La firma digital se realiza a través de programas y aplicativos que pueden conectarse a plataformas de correo, servicios en la nube, CRMs entre otros.

Los pasos concretos a seguir pueden variar según el programa que se utilice, pero una de las mejores opciones la encuentras en SignNow. Este programa es sencillo, eficaz, integrable con más de 40 plataformas y que no requiere experiencia de ningún tipo. 

Solamente se debe subir el documento en formato digital a la plataforma, identificar los campos en los que irá la firma y enviarlo al interesado. 

Sin duda SignNow es una herramienta útil que viene a fortalecer y optimizar los procesos empresariales garantizando un mejor rendimiento y comodidad para el equipo de trabajo. Contáctanos aquí para adquirirla y mejorar la productividad en tu empresa.