La transformación digital y el avance de la tecnología han permitido agilizar y hacer más intuitivos algunos procesos manuales de las empresas; uno de ellos es el de firma digital. Hoy hablaremos sobre qué es esta herramienta, cuál es su utilidad y cómo puede ayudar a optimizar tus procesos empresariales.
Las empresas modernas están divididas en diversas áreas o departamentos que están a su vez en comunicación constante interna o con externos; es normal que se intercambien archivos y documentos de carácter interno que deban ser firmados por diversas personas para autorizar acciones, o en muchos casos propuestas de servicio, cotizaciones o contratos a clientes
Anteriormente los documentos debían imprimirse en físico y enviarse de forma manual a la persona o departamento para su posterior firma; esto hacía que se perdiera tiempo y se incrementaran los gastos administrativos.En los últimos tiempos esto ha cambiado a enviar los documentos por eMail pero siempre continúa siendo problemático mantener el control de los documentos enviados y firmados.
Un proceso de firma digital optimiza los procesos empresariales ya que permite la digitalización, envío y recepción de documentos para su firma, manteniendo la trazabilidad de los documentos de forma muy fácil..
Dicho de otro modo, podemos enviar al destinatario el documento directamente por correo o a través de una plataforma compatible. A su vez, este puede firmar el documento desde el software en segundos para darle validez.
La firma digital se realiza mediante programas o aplicaciones donde pueden formarse equipos de trabajo, editar documentos y hacer de forma muy práctica los procesos de firma digital.
Las aplicaciones de firma digital son un gran instrumento de digitalización que elimina el trabajo manual y acorta el tiempo de envío y recepción de documentos. Es una herramienta eficaz para la interacción empresarial y evita obstáculos como el error humano, la pérdida o deterioro de documentos físicos y las dificultades del control de documentos.
Como resulta un recurso tan útil para las empresas, a continuación listamos brevemente sus beneficios principales:
Los programas de firma digital tienen una amplia aplicación en todas las áreas de las empresas, desde recursos humanos y ventas hasta Finanzas y departamentos legales.
Su uso puede ser enfocado hacia externos pero también para documentar autorizaciones internas de las empresas o grupos empresariales.
La firma digital se realiza a través de programas y aplicativos que pueden conectarse a plataformas de correo, servicios en la nube, CRMs entre otros.
Los pasos concretos a seguir pueden variar según el programa que se utilice, pero una de las mejores opciones la encuentras en SignNow. Este programa es sencillo, eficaz, integrable con más de 40 plataformas y que no requiere experiencia de ningún tipo.
Solamente se debe subir el documento en formato digital a la plataforma, identificar los campos en los que irá la firma y enviarlo al interesado.
Sin duda SignNow es una herramienta útil que viene a fortalecer y optimizar los procesos empresariales garantizando un mejor rendimiento y comodidad para el equipo de trabajo. Contáctanos aquí para adquirirla y mejorar la productividad en tu empresa.